Blog · Malé týmy a afterwork

Minimální útrata, nebo pronájem prostoru? Co se vyplatí u malých akcí

Publikováno 2. 11. 2026 · 7 min čtení

Poptáváte prostor pro firemní akci s 15 nebo 30 lidmi a každý podnik odpoví jinak. Jeden chce pevný nájem a jídlo s pitím účtuje zvlášť. Druhý nájem nechce, ale pro veřejnost se zavře jen tehdy, když utratíte dohodnutou částku. Třetí pošle balíček s cenou na osobu. Otázka „minimální útrata, nebo pronájem prostoru“ se tak řeší u každé poptávky.

Jedna správná odpověď neexistuje. Záleží na tom, kolik vás přijde, kolik toho sníte a vypijete a jak moc potřebujete znát celkovou částku dopředu. Tento článek vám dá postup, jak si každý model spočítat pro 15, 20 a 30 lidí. Součástí je checklist, který použijete u jakékoli nabídky.

Píšeme z pohledu provozu malé kavárny a všechna čísla bereme z našeho ceníku. Pokud teprve zjišťujete, jak pronájem kavárny probíhá, začněte článkem jak funguje pronájem kavárny na večírek.

Nájem: fixní částka za prostor, konzumace navíc

Podnik řekne částku za to, že je večer váš. Jídlo a pití platíte zvlášť, podle spotřeby nebo podle domluveného menu.

Výhodou je jasná cena za prostor, kterou snadno porovnáte mezi podniky. Nevýhodou je, že celková suma vzniká až na konci večera. Nájem je fixní, konzumace ne. Když tým vypije víc, účet roste. Když méně, nájem zaplatíte stejně celý.

Nájem dává smysl tam, kde je prostor důležitější než jídlo: workshop nebo porada s drobným občerstvením. U večírku, na kterém se tři hodiny jí a pije, je nájem částka navíc k tomu, co byste utratili tak jako tak.

Do nabídky si nechte napsat:

• na jak dlouho nájem platí a kolik stojí hodina navíc,
• zda se část konzumace do nájmu započítá,
• co je v ceně: obsluha, úklid, výzdoba.

Minimální útrata: pronájem prostoru, který zaplatíte jídlem a pitím

Druhý model funguje obráceně. Podnik se pro veřejnost zavře, pokud se zavážete utratit určitou částku. Počítá se do ní to, co se sní a vypije. Když hranici dosáhnete, za prostor neplatíte nic. Když ne, rozdíl zaplatíte jako pronájem.

Minimální útrata je tedy nájem, který se vám odpustí, pokud se dost najíte a napijete. Pro skupinu, která bude celý večer u stolu a u baru, to bývá výhodnější než pevný nájem. Pro skupinu, která přijde na hodinu na jednu skleničku, ne.

Ve Wild Cafe platí tohle: celá kavárna je jen pro vás při minimální útratě 20 000 Kč od pondělí do čtvrtka a v neděli, nebo 30 000 Kč v pátek a v sobotu, vše včetně DPH. Počítá se všechno, co se u nás sní a vypije, a nedosažený rozdíl účtujeme jako pronájem. Skupiny do 20 lidí mají vyhrazenou část kavárny bez minimální útraty.

U jakékoli nabídky s minimální útratou si vyjasněte tři věci:

1. Co se do ní počítá. Jídlo a pití ano, ale u služeb jako DJ, barman navíc nebo výzdoba se vždy zeptejte.
2. Zda je částka s DPH, nebo bez. Na faktuře je to velký rozdíl.
3. Jak se účtuje nedosažený rozdíl. Odpověď má být jedna věta. Pokud podnik mlží, ptejte se dál.

Balíček na osobu: jistota rozpočtu

Třetí model je nejblíž tomu, co potřebuje ten, kdo večírek objednává a schvaluje. Jedna cena na osobu, v ní jídlo, pití na daný počet hodin a prostor. Vynásobíte počtem lidí a máte číslo do e-mailu pro finanční oddělení.

U balíčků se přehlížejí dvě věci. První: pití bez počítání znamená, že platíte průměr. Kdo pije hodně, vychází levněji na úkor těch, kdo pijí málo. V týmu, kde polovina lidí řídí, se to nemusí vyplatit. Druhá: balíček má spodní hranici počtu osob a často i hranici, od které je v ceně uzavření celého podniku pro veřejnost.

U nás jsou tři večerní balíčky: Bublinky & prkénka za 490 Kč na osobu od 8 lidí, Večírek za 890 Kč od 12 lidí a All-in za 1 290 Kč od 15 lidí. Co je uvnitř a jak z toho poskládat rozpočet, rozebíráme v článku o tom, kolik stojí firemní vánoční večírek v Praze.

Výpočet pro 15, 20 a 30 lidí

Postup je stejný pro každý podnik. U nájmu sečtěte nájem a odhad konzumace podle ceníku: jídlo a pití na osobu za celý večer. U minimální útraty vydělte hranici počtem lidí a uvidíte, kolik musí utratit každý. U balíčku vynásobte cenu počtem hostů.

Teď čísla z našeho ceníku pro pondělí až čtvrtek a neděli, kdy je hranice minimální útraty 20 000 Kč:

• 15 lidí. Minimální útrata vychází na 1 333 Kč na osobu. Takovou útratu naplní jen výjimečně bohatý večer, naštěstí se jí u skupiny do 20 lidí dá vyhnout. Balíček Večírek stojí 13 350 Kč a máte vyhrazenou část kavárny. Chcete-li kavárnu jen pro sebe, vyjde All-in na 19 350 Kč a dostanete k tomu koktejly, barmana navíc a cukroví domů.
• 20 lidí. Minimální útrata dělá 1 000 Kč na osobu, tedy o 110 Kč víc, než stojí balíček Večírek. Ten vychází na 17 800 Kč a od 20 osob je v něm kavárna jen pro vás. Je tedy o 2 200 Kč pod hranicí minimální útraty.
• 30 lidí. Minimální útrata je 667 Kč na osobu, tedy méně, než stojí balíček Večírek. Ten vychází na 26 700 Kč a kavárna je s ním jen vaše.

V pátek a v sobotu je hranice 30 000 Kč, tedy o polovinu vyšší. Na osobu to dělá 2 000 Kč pro 15 lidí, 1 500 Kč pro 20 a 1 000 Kč pro 30. U 30 lidí samotný balíček Večírek hranici nedosáhne: chybí 3 300 Kč, které by se doplácely do minimální útraty. V tyto dny proto pro takovou skupinu dává smysl All-in, který je od 24 osob s kavárnou jen pro vás: 30 hostů vychází na 38 700 Kč.

Z toho plyne pravidlo. Čím větší skupina, tím méně záleží na modelu, protože hranici naplníte tak jako tak. Čím menší skupina, tím víc se vyplatí nechtít celý podnik a vzít vyhrazenou část nebo balíček. Při porovnávání minimální útraty, pronájmu prostoru a balíčku tedy počítejte celkovou částku pro svůj počet lidí.

Rizika: nízká účast, přesčas a nedopité balíčky

Každý model má slabé místo. Když o něm víte dopředu, dá se ošetřit v nabídce.

Nízká účast. Pozvete 25 lidí, přijde 19. U nájmu se nezmění nic, zaplatíte celý. U minimální útraty vám šest chybějících udělá díru, kterou dorovnáte jako pronájem. U balíčku platíte potvrzený počet, takže záleží na tom, kdy ho potvrdíte. Domluvte si termín potvrzení konečného počtu a toleranci poklesu v procentech. Pozvánky posílejte s žádostí o potvrzení účasti.

Přesčas. Vydařený večírek se protáhne. U nájmu je hodina navíc další položka, u ostatních modelů se prodloužení řeší zvlášť. Zeptejte se na cenu hodiny navíc dřív, než ji budete potřebovat, a na to, kdy musí být podnik prázdný.

Nedopité balíčky. Pití na tři hodiny se vyplatí týmu, který pije. Když polovina řídí, platíte za nápoje, které nikdo nevypil. Řešením je nealko varianta za nižší cenu nebo lehčí balíček, kde se další pití účtuje podle spotřeby. U nás je nealko varianta balíčku o 80 Kč na osobu levnější.

Storno. Přečtěte si, do kdy je zrušení zdarma a kdy propadá záloha. Zeptejte se i na přesun na jiný termín.

Stručný checklist před podpisem:

• Který model to je: nájem, minimální útrata, balíček, nebo jejich kombinace?
• Co se počítá do minimální útraty a co zůstává mimo ni.
• Ceny s DPH, nebo bez, a zda je servisní přirážka.
• Do kdy potvrdíte konečný počet a jaká je tolerance poklesu.
• Cena za hodinu navíc a nejzazší konec akce.
• Storno podmínky a možnost přesunu termínu.
• Výše zálohy, termín splatnosti a to, do kdy vám podnik termín drží.

Jak to funguje u nás

Wild Cafe je kavárna na Vinohradech, tři minuty pěšky od náměstí Míru, tramvaj staví přímo před dveřmi. Jedna hlavní místnost, kde se všichni vidí a slyší, vedle barová místnost. Pohodlně 24 lidí u stolů a na pohovce, při stojícím večírku zhruba 40.

Ceny jsou včetně DPH, bez servisní přirážky, faktura jde na firmu. Konečný počet osob potvrdíte 5 pracovních dnů před akcí, pokles do 10 % neúčtujeme a hosty navíc doúčtujeme ve stejné sazbě. Prodloužení stojí 2 000 Kč za hodinu, nejpozději do 24:00. Storno do 30 dnů před akcí je zdarma a přesun na jiný volný termín v sezóně je bez poplatku. Při zrušení 29 až 14 dnů předem propadá záloha, později účtujeme 50 % a méně než 72 hodin před akcí 100 %. Termín držíme 5 pracovních dnů od zaslání nabídky, závazný je po zaplacení zálohy 30 %.

Chcete-li si nechat spočítat konkrétní variantu, pošlete poptávku přes stránku firemní večírek ve Wild Cafe. Odpovídáme do 24 hodin.