Blog · Výběr místa

Pronájem kavárny na večírek: jak to funguje a co čekat

Publikováno 1. 11. 2026 · 7 min čtení

Pronájem kavárny na večírek zní jednoduše. Zavoláte, domluvíte termín, přijdete. V praxi se ale pod tím pojmem skrývají tři různé způsoby placení a každý podnik to má trochu jinak. Když se na začátku zeptáte správně, ušetříte si dohadování nad fakturou a večer proběhne bez překvapení.

Text je pro ty, kdo ve firmě chystají akci pro 8 až 40 lidí a zvažují menší podnik místo hotelového sálu nebo velké restaurace. Projdeme modely placení, obsah ceny, dostupnost, kapacitu a cestu od poptávky k potvrzenému termínu. Píšeme to z pohledu provozu malé kavárny. Konkrétní čísla uvádíme jen z vlastní nabídky, jinde se mohou lišit.

Pronájem kavárny na večírek: tři modely, na které narazíte

1. Nájem prostoru. Platíte pevnou částku za to, že je kavárna večer jen vaše. Jídlo a pití se účtuje zvlášť podle spotřeby nebo domluveného menu. Celková suma se ale skládá až na konci večera.

2. Minimální útrata. Podnik prostor nepronajímá, ale zavře se pro veřejnost, pokud se zavážete utratit určitou částku. Počítá se všechno, co se sní a vypije. Když se k částce nedostanete, rozdíl zaplatíte jako pronájem. Pro skupinu, která bude jíst a pít tak jako tak, může být tento model výhodnější než pevný nájem. Podrobně ho rozebíráme v článku kdy se vyplatí minimální útrata a kdy nájem.

3. Balíček na osobu. Jedna cena za hlavu: jídlo, pití na daný počet hodin a prostor. Rozpočet znáte dopředu a faktura nepřekvapí. Hodí se, když potřebujete číslo do schvalování.

Ve Wild Cafe používáme minimální útratu a balíčky. Celou kavárnu zavřeme pro veřejnost při minimální útratě 20 000 Kč (pondělí až čtvrtek a neděle) nebo 30 000 Kč (pátek a sobota) včetně DPH. Skupiny do 20 lidí mají vyhrazenou část kavárny bez minimální útraty.

Večerní balíčky jsou tři a ceny platí včetně DPH v sezóně od 10. 11. do 22. 12. 2026. Bublinky & prkénka stojí 490 Kč na osobu a jsou pro 8 až 20 lidí. Večírek stojí 890 Kč a je od 12 lidí. All-in stojí 1290 Kč a je od 15 lidí. Při 20 lidech to dává 17 800 Kč za Večírek a 25 800 Kč za All-in. Kavárnu jen pro vás bez dalšího poplatku máte u Večírku od 20 osob a u All-inu od 15 osob (pondělí až čtvrtek a neděle). V pátek a v sobotu u Večírku rozhoduje minimální útrata, u All-inu stačí 24 osob nebo doplatek do minimální útraty.

Otázka, kterou položte každému podniku: „Co všechno se počítá do minimální útraty a co se stane, když ji nedosáhneme?“ Odpověď má být jedna věta.

Co je v ceně a co ne

Čtyři položky si vyjasněte vždy:

• Obsluha. Bývá v ceně jídla a pití. Ptejte se ale na servisní přirážku, některé podniky ji k útratě přičítají. U nás přirážka není a spropitné je dobrovolné. Zvlášť se platí barman navíc, 2 500 Kč na celý večer, doporučujeme ho od 25 osob.
• Úklid. Běžný úklid po akci je v ceně. U nás platí zákaz konfet, třpytek a otevřeného ohně mimo svíček.
• Výzdoba. Základ je součástí balíčku. Cokoliv navíc (svíčky, větve, dekor) se dokupuje, u nás za 1 500 Kč.
• Hudba. Vlastní playlist z ozvučení kavárny je u nás zdarma. DJ je samostatná položka, u nás 8 000 až 12 000 Kč za čtyři hodiny s vlastní technikou. Můžete si přivést i svého.

Zeptejte se také na korkovné za vlastní víno nebo sekt (u nás 150 Kč za láhev), na cenu prodloužení akce (u nás 2 000 Kč za hodinu) a na vlastní dort nebo cukroví, které u nás přinesete zdarma. Veganské a bezlepkové varianty jsou u nás v ceně balíčku, stačí je nahlásit 5 dní předem.

Kdy je kavárna k dispozici

Kavárna žije z denního provozu, večírek proto dostanete až večer. U nás je pro veřejnost ve všední dny otevřeno do 21:00, firemní akce ale začínají už od 17:00. O víkendu, kdy běžně zavíráme v 16:00, začínáme od 16:00. Konec je standardně ve 23:00, prodloužení do 24:00 je možné po dohodě a za poplatek. Sídlíme v obytném domě, proto po 22:00 hudbu ztlumíme.

Pro plánování to má tři důsledky:

1. Vaši lidé nedorazí všichni na začátek. Nechte první půlhodinu volnou a přípitek plánujte na 17:30 nebo 18:00.
2. Pití v balíčcích se počítá na 2,5, 3 nebo 4 hodiny podle varianty. Ptejte se proto, co se děje po skončení zahrnutého pití.
3. Prosincové pátky mizí jako první. Pokud chcete pátek, ozvěte se ideálně do poloviny listopadu.

Když večer nevyhovuje, existuje i dopolední varianta. Team brunch stojí 390 Kč na osobu, je od 6 lidí a probíhá ve všední dny od 9:00 do 11:00 nebo o víkendu od 9:00 do 12:00.

Kapacita: kolik lidí sedí a kolik stojí

Každý podnik má dvě čísla a obě potřebujete znát: počet míst k sezení a kapacitu při stojícím večírku s částečným sezením. U nás je to zhruba 24 lidí u stolů a na pohovce a kolem 40 lidí, když část stojí a část sedí. Obě čísla berte jako odhad a nechte si je v nabídce potvrdit.

Které číslo platí pro vás, závisí na formátu:

• Sedí všichni. Společná večeře, proslovy, dárky u stolu.
• Stojí a prochází. Přípitek, prkénka na stolech, sousta z kuchyně, bar běží. Lidé se promíchají a nikdo nesedí hodinu nad talířem.

Nad 40 lidí doporučujeme dva večery, třeba podle týmů, nebo jiný formát. U menší skupiny v jedné místnosti se navíc všichni vidí a slyší. Pro 8 až 40 lidí je to rozdíl mezi večírkem a večeří ve velkém sále.

Orientační plán večera pro 20 lidí

Všední večer s balíčkem Večírek: příchod a sklenka prosecca v 17:30, přípitek v 18:00, jídlo průběžně od 18:15 (prkénka, toasty, polévka v hrnečku), dárky a krátké proslovy kolem 19:15, sladký stůl ve 20:00, potom volná zábava a káva pro ty, kdo řídí. Po 22:00 se hudba ztlumí a ve 23:00 je konec.

Jak probíhá poptávka, záloha a potvrzení termínu

Cesta od prvního e-mailu k potvrzenému termínu má pět kroků. Lhůty uvádíme z naší praxe, jinde se mohou lišit.

1. Poptávka. Pošlete termín (ideálně dva), počet lidí, formát (sedící nebo stojící) a rozpočet na osobu, pokud ho máte. Čím víc řeknete hned, tím přesnější bude nabídka.
2. Nabídka a držení termínu. Podnik pošle nabídku a termín vám nějakou dobu drží bez závazku. U nás odpovídáme do 24 hodin a termín držíme 5 pracovních dnů.
3. Záloha. Termín je závazný až po zaplacení zálohy. U nás je to 30 % na zálohovou fakturu se splatností 7 dní.
4. Konečný počet osob. Potvrzuje se 5 pracovních dnů před akcí spolu s alergeny a dietami. Ptejte se, co se stane, když přijde méně lidí. U nás pokles do 10 % neúčtujeme, hosty navíc doúčtujeme ve stejné sazbě.
5. Doplatek. Zbytek se fakturuje po akci na firmu včetně DPH, u nás se splatností 14 dní. Na místě jde doplatit i kartou.

Storno podmínky čtěte před zaplacením zálohy, ne po. U nás platí: do 30 dnů před akcí zrušíte zdarma, 29 až 14 dnů před akcí propadá záloha, méně než 14 dnů platíte polovinu a méně než 72 hodin před akcí celou částku. Přesun na jiný volný termín v sezóně řešíme bez poplatku.

Časté chyby při pronájmu malého podniku

• Objednáte uzavřenou společnost a dostanete vyhrazený kout. Vyjasněte si, zda je kavárna celá vaše, nebo máte jen část prostoru a u vedlejšího stolu sedí cizí lidé. Rozdíl rozebíráme v článku uzavřená společnost v kavárně, nebo stůl v restauraci.
• Plánujete tříhodinovou sedící večeři do prostoru stavěného na stojící večírek. Malá kuchyně dělá prkénka, toasty na sousta, polévku v hrnečku a dezerty, ne několikachodové menu u stolu.
• Potvrdíte počet lidí pozdě. Jídla je pak málo nebo moc. Zapište si den potvrzení do kalendáře.
• Chcete přinést vlastní jídlo. U nás vlastní jídlo nenosíme, výjimkou je dort nebo cukroví. Vlastní víno nebo sekt jde za korkovné.
• Řešíte akci přes několik lidí. Stačí jedna kontaktní osoba na vaší straně a jedna na straně podniku.

Jak to funguje u nás

Wild Cafe stojí na Vinohradech na adrese Záhřebská 634/13, tři minuty pěšky od náměstí Míru, tramvaj zastavuje před dveřmi. Máme jednu hlavní místnost pro 8 až 40 lidí a vedle ní barovou místnost, bar, který zvládne Espresso Martini i flat white, a jídlo z vlastní kuchyně. Jedna cena na osobu, bez servisní přirážky, faktura na firmu.

Konkrétní balíčky a podmínky najdete na stránce firemní večírek ve Wild Cafe. Pošlete termín a počet lidí přes formulář, e-mailem na ahoj@wildcafe.cz nebo zavolejte na +420 731 729 572. Ozveme se do 24 hodin.