Blog · Malé týmy a afterwork

Skryté náklady na firemní večírek, na které se zapomíná

Publikováno 2. 11. 2026 · 7 min čtení

Cena na osobu z nabídky je jen začátek. Náklady na firemní večírek se obvykle rozjedou až poté, co je místo rezervované a pozvánky odešly. Někdo se zeptá, kdo zaplatí hodinu navíc. Jiný, kdo koupí ceny do kvízu. Třetí, jak se lidé dostanou domů.

Tenhle článek je seznam položek, na které se při plánování zapomíná. U každé najdete, na co se zeptat dopředu a jak ji zahrnout do rozpočtu. Konkrétní čísla uvádíme z ceníku Wild Cafe, otázky ale platí pro jakékoli místo.

Postup je jednoduchý. Projděte šest položek níže a každou buď zahrňte do rozpočtu, nebo vyškrtněte vědomě. Pak vás účet nepřekvapí.

Přesčas prostoru a obsluhy

Večírky se protahují. Kolem desáté se rozjede dobrá debata, kolegové z různých oddělení si poprvé normálně povídají a nikdo nechce končit. Přesně tehdy přichází první skrytá položka.

Přesčas se platí dvakrát. Místo účtuje hodinu navíc a někdo musí dál obsluhovat. Pokud je podnik v obytném domě, nerozhodují navíc jen hodiny, ale i hlasitost.

Před rezervací se zeptejte:

• do kdy je akce v ceně a od kdy se počítá prodloužení
• kolik stojí každá další hodina a do kdy je prodloužení vůbec možné
• jestli se po určité hodině hudba ztlumí
• od kdy můžete přijít připravit stoly a kdy musíte být pryč

Ve Wild Cafe končí firemní akce standardně ve 23:00. Prodloužení do 24:00 je možné po dohodě a stojí 2 000 Kč za hodinu. Začátek je ve všední dny mezi 17:00 a 18:00, o víkendu od 16:00. Jsme v obytném domě, takže po 22:00 hudbu ztlumíme. Hlavní část programu, tedy přípitek, kvíz a předání dárků, proto plánujte do 22:00. Po ní nechte volný čas na povídání.

Obsluha se mění i podle počtu lidí. Od určité velikosti skupiny potřebuje bar druhého člověka. U nás doporučujeme přidat barmana od 25 osob. Na celý večer stojí 2 500 Kč.

Hudba, DJ a poplatky OSA

Hudba vypadá jako položka za nula korun. Dokud se někdo nezeptá, kdo ji pustí a z čeho.

Možnosti jsou tři:

1. Playlist z ozvučení místa. Je to nejjednodušší řešení, protože technika už stojí na místě. U nás je vlastní playlist z kavárenského ozvučení v ceně.
2. Vlastní DJ. Zeptejte se, kdy může začít stavět, jestli má vlastní techniku a jestli se smí připojit na ozvučení místa.
3. DJ zajištěný místem. Je to samostatná položka. U nás stojí DJ na čtyři hodiny s vlastní technikou 8 000–12 000 Kč.

Zbývají ještě poplatky OSA. Hudba, která na akci zní, může podléhat autorským poplatkům, které vybírá například OSA. Jestli se firemní večírek bere jako veřejná produkce, záleží na okolnostech a závazný výklad vám dá OSA nebo právník firmy.

Pro rozpočet stačí jedna věc: vědět, kdo poplatky řeší. Zeptejte se místa, zda je má vyřešené. Zeptejte se DJ, jestli je zahrnul do ceny, nebo je přenáší na vás. Pokud jsou na vás, patří do rozpočtu hned.

Výzdoba, tisk a jmenovky

Drobné položky, které dohromady dají nemalou částku. Typický seznam:

• jmenovky a vizitky na stoly
• tištěný program, kvízové listy, losy do tomboly
• svíčky, větve a dekor na stoly
• balení dárků
• úklid po konfetách a třpytkách

Tisk, balení a výroba jmenovek se obvykle dělají po práci, takže nejsou vidět na žádné faktuře. Čas organizátora je ale také náklad. Aspoň ho odhadněte.

Zeptejte se místa, jestli jsou v ceně základní výzdoba a jmenovky a kolik stojí rozšíření dekoru. Některá místa konfety a třpytky zakazují nebo účtují jejich úklid. Čím víc rozhodnete předem, tím méně dokupujete dvě hodiny před akcí.

U nás jsou v balíčku Večírek vánoční výzdoba stolů a jmenovky. Výzdoba navíc, tedy svíčky, větve a dekor na stoly, stojí 1 500 Kč. Konfety, třpytky a otevřený oheň kromě svíček nepovolujeme, takže odpadá i starost s úklidem po nich.

Dárky a ceny do soutěží

Dárky se do rozpočtu dostávají jako poslední a často jen odhadem. Přitom je to položka, která se násobí počtem lidí. Dárek za 200 Kč pro každého z 20 kolegů je 4 000 Kč. Přidejte pět cen do kvízu po 300 Kč a jste na 5 500 Kč.

Co pomáhá:

• Rozhodněte předem, jestli dárek dostane každý, nebo jen vítězové. Dárek pro všechny se plánuje snadno. Soutěžní ceny jsou druhá položka navíc.
• Volte dárky, které se dají sníst nebo vypít. Odpadá starost s velikostí a vkusem. U nás vyjde dárek pro hosty (výběrová káva, sušenky nebo svíčka) na 150–350 Kč na osobu a krabička domácího cukroví domů na 110 Kč na osobu.
• Před nákupem se zeptejte účetní, jak firma dárky zaúčtuje. Podrobnosti rozebíráme v článku o tom, co z vánočního večírku firma uplatní v daních.

Doprava domů pro celý tým

Večírek skončí ve 23:00 a část týmu bydlí mimo centrum. Pozdě večer se jede déle a hůř. Někdo bude chtít taxi a otázka, kdo ho zaplatí, se objeví až na místě.

Rozhodněte se předem:

• Hradí firma taxi, nebo jen doporučíte spoje? Pokud hradí, určete strop na osobu a vynásobte ho počtem lidí. Tím získáte horní hranici, kterou nepřekročíte.
• Kdo bude řídit? Pro ty, kdo pojedou autem, musí být plnohodnotná nealko nabídka a dobrá káva na konci večera. U nás je nealko varianta balíčku o 80 Kč na osobu levnější a pije se v ní domácí limonáda, výběrová káva nebo matcha.
• Jak se lidé dostanou domů? Do pozvánky napište, odkud jede tramvaj a metro, ať to nikdo nehledá ve 23:00 na telefonu. Od nás je to snadné: tramvaj máme před dveřmi a metro A Náměstí Míru je asi pět minut pěšky.

Storno poplatky a změny počtu na poslední chvíli

V prosinci se počet lidí často mění až na poslední chvíli. Někdo onemocní, někomu nevyjde hlídání, jiný chce vzít kolegu z vedlejšího týmu. Náklady na firemní večírek se nejrychleji mění právě tam, kde se mění počet hostů.

Ptejte se na tři věci:

1. Do kdy se potvrzuje konečný počet a co se děje s rozdílem?
2. Od kdy a v jaké výši se platí storno?
3. Je přesun na jiný termín zdarma, nebo se počítá jako storno?

Ve Wild Cafe to funguje takto:

• Termín držíme 5 pracovních dnů od zaslání nabídky. Závazný je po zaplacení zálohy 30 %, zálohová faktura má splatnost 7 dní.
• Konečný počet osob potvrdíte 5 pracovních dnů před akcí. Pokles počtu do 10 % se neúčtuje, hosté navíc se doúčtují ve stejné sazbě.
• Storno nejpozději 30 dnů před akcí je zdarma. Při 29–14 dnech záloha propadá, při méně než 14 dnech se účtuje 50 % a při méně než 72 hodinách 100 %.
• Přesun na jiný volný termín v sezóně je bez poplatku.

Pro organizátora z toho plyne praktická rada. Do pozvánky dejte termín závazné odpovědi aspoň o týden dřív, než potřebuje místo. Získáte čas dohnat opozdilce i vyškrtnout omluvené. A když se číslo mění, řekněte to hned. Jídlo se plánuje podle počtu, takže včasná informace je užitečnější než přesná.

Jak mít náklady na firemní večírek v rozpočtu od začátku

Složitou tabulku nepotřebujete. Stačí pět kroků:

1. Vyžádejte si nabídku písemně i s tím, co v ceně není.
2. Sepište všechny položky mimo cenu na osobu: přesčas, hudbu, výzdobu, dárky, dopravu, případně fotografa.
3. Přidejte rezervu, zhruba desetinu rozpočtu.
4. Určete jednoho člověka, který schvaluje změny počtu a drobné nákupy.
5. Domluvte termíny: kdy potvrdíte počet, kdy se platí záloha a do kdy je storno zdarma.

Jak rychle částka roste, ukazuje příklad z našeho ceníku. Balíček Večírek pro 20 lidí stojí 17 800 Kč včetně DPH, tedy 890 Kč na osobu. Přidejte hodinu navíc (2 000 Kč), fotografa na dvě hodiny (od 4 500 Kč), výzdobu navíc (1 500 Kč) a dárek za 200 Kč pro každého (4 000 Kč). Vychází nejméně 29 800 Kč. Žádná z položek není skrytá, všechny jsou v ceníku. Kdo ale počítal jen s cenou na osobu, je nejméně o 12 000 Kč vedle.

Celkové náklady na firemní večírek tak neurčí nabídka sama, ale seznam otázek, které si předem položíte. Jak rozdělit strop 30 000 Kč pro 20 lidí mezi jídlo, pití, místo a program, ukazuje rozpočet večírku pro 20 lidí do 30 000 Kč.

Jak to funguje u nás

Ve Wild Cafe jsou odpovědi na většinu těchto otázek v nabídce předem. Cena je na osobu včetně DPH, bez servisní přirážky, spropitné je dobrovolné. Mluvíte přímo s lidmi, kteří večírek odvedou, ne s obchodním oddělením. Najdete nás na Vinohradech v Záhřebské ulici, tři minuty pěšky od náměstí Míru.

Pokud zvažujete firemní večírek ve Wild Cafe, pošlete poptávku přes formulář, e-mailem na ahoj@wildcafe.cz nebo zavolejte na +420 731 729 572. Odpovídáme do 24 hodin.