Blog · Firemní kultura a HR

Vánoční večírek pro malou firmu: 20 lidí, jedna kavárna

Publikováno 2. 11. 2026 · 7 min čtení

Vánoční večírek pro malou firmu se plánuje jinak než akce pro dvě stě lidí. Máte 12 až 30 kolegů, jednu osobu, která to organizuje, a rozpočet, který nikdo nechce překročit. Nepotřebujete pódium. Potřebujete místo, kde se všichni vejdou a vidí se, jídlo a pití za cenu, kterou znáte předem, a plán večera, který nebude trapný.

Provozujeme malou kavárnu na Vinohradech. Plánování takového večírku se obvykle zadrhne na třech věcech: jak budou lidé sedět, co všechno ještě přijde na fakturu a kolik programu je akorát. Text jde v tomto pořadí a počítá s týmem kolem 20 lidí, u deseti nebo třiceti platí totéž s jinými čísly.

Proč vánoční večírek pro malou firmu nepotřebuje eventovou agenturu

Eventová agentura dává smysl u konference nebo večírku pro stovky lidí. U dvaceti lidí byste platili hlavně za koordinaci, kterou zvládnete sami, a každá změna by šla přes dva e-maily místo jednoho. Hotelový sál nebo velká restaurace zase počítají s většími skupinami a malý tým v nich snadno zapadne. Podrobněji jsme rozebrali, proč malý podnik porazí velký sál.

Pro malý tým stačí rozhodnout čtyři věci:

1. Kdy. Prosincové pátky bývají pryč první, mějte proto záložní termín, třeba čtvrtek.
2. Kde. Prostor, kde se vejdete a uslyšíte.
3. Kolik. Cena na osobu včetně jídla, pití a obsluhy.
4. Co se bude dít. Hrubý plán na tři hodiny.

Formát: jeden dlouhý stůl, nebo lounge s pohovkou a stolky

Obě varianty fungují, liší se tím, kdo bude s kým mluvit.

Jeden dlouhý stůl. Všichni se vidí a obsluha má jasnou cestu. Hodí se pro tým, který se zná a rád si povídá. Lidé ale mluví hlavně se sousedy, u dvaceti lidí se oba konce stolu neslyší a kdo jednou sedí, k baru se už nezvedne.

Lounge s pohovkou a stolky. Lidé se přesouvají, potkávají kolegy z jiných oddělení a jídlo si berou po soustech. Slabina je opačná: tišší kolegové zůstanou celý večer v jednom koutě a chybí místo, kde se dá v klidu posedět a najíst.

Pro dvacet lidí doporučujeme kombinaci: první hodinu u stolů s přípitkem a jídlem, potom volný pohyb mezi sezením a barem. Funguje to, když prostor nabízí obojí.

Ve Wild Cafe to vychází z dispozice. Hlavní místnost má sametové židle, pohovku a teplé světlo, vedle je barová místnost. U stolů a na pohovce pohodlně sedí 24 lidí, při stojícím večírku s částečným sezením se vejde zhruba 40. Dvacet kolegů tak může část večera sedět a část se přesouvat k baru.

U každého podniku se ptejte na dvě čísla zvlášť: kolik lidí posadí a kolik zvládne ve stoje. Zjistěte také, jestli dostanete celý podnik, nebo jen vyhrazenou část.

Rozpočet a balíček na osobu

U vánočního večírku pro malou firmu se vyplatí počítat cenou na osobu, ne součtem položek. Fakturu znáte předem a nikdo nerozebírá, kdo vypil kolik. Rozpočet na pevný strop rozebíráme v textu o tom, jak uspořádat vánoční večírek do 30 000 Kč pro 20 lidí.

Před podpisem ověřte u každého podniku šest věcí:

• Je pití v ceně na pevnou dobu, nebo se účtuje podle spotřeby?
• Je v ceně obsluha, nebo se přičítá servisní přirážka?
• Platí minimální útrata nebo nájem a co se do ní počítá?
• Od kolika lidí balíček platí a co se stane, když přijde méně?
• Kdy potvrzujete konečný počet a jak vypadá storno?
• Jak se řeší vegani, bezlepková dieta a alergie?

Ve Wild Cafe jsou v sezóně od 10. 11. do 22. 12. 2026 tři večerní balíčky. Ceny jsou na osobu s DPH, bez servisní přirážky, faktura jde na firmu. Pro 20 lidí to vychází takto:

• Bublinky & prkénka, 490 Kč na osobu (od 8 lidí), tedy 9 800 Kč. Sklenka prosecca a jeden další nápoj, prkénka, toasty na sousta a mini dezert, vyhrazená část kavárny na 2,5 hodiny. Další pití se účtuje podle spotřeby.
• Večírek, 890 Kč na osobu (od 12 lidí), tedy 17 800 Kč. Jídlo průběžně a pití bez počítání na tři hodiny. Kavárna je jen vaše bez dalšího poplatku od pondělí do čtvrtka a v neděli. V pátek a v sobotu se řídí minimální útratou 30 000 Kč, skupiny do 20 osob mají vyhrazenou část kavárny bez ní.
• All-in, 1 290 Kč na osobu (od 15 lidí), tedy 25 800 Kč. Nápoje na čtyři hodiny, vánoční punč nebo svařené víno na uvítanou, koktejlová hodina, barman navíc a krabička cukroví pro každého domů. Kavárna jen pro vás je od 15 osob, v pátek a v sobotu od 24 osob nebo s doplatkem do minimální útraty.

Jídlo je záměrně jednoduché: prkénka, toasty na sousta a v balíčku Večírek i polévka v hrnečku a sladký stůl. Tři chody nepřipravujeme, což je výhoda, protože nikdo nesedí hodinu nad talířem. Vegani a lidé bez lepku mají varianty v ceně, stačí je nahlásit s konečným počtem osob. Nealko varianta balíčku vyjde o 80 Kč na osobu levněji.

Příklad: čtvrteční večer pro 20 lidí

Balíček Večírek vychází na 17 800 Kč. S vánočním punčem na uvítanou (75 Kč na osobu) a krabičkou cukroví pro každého domů (110 Kč na osobu) je to 21 500 Kč s DPH, tedy 1 075 Kč na osobu. Vlastní dort nebo cukroví od kolegů můžete přinést zdarma.

Program na 3 hodiny

Řízený program stačí na dva krátké bloky. Zbytek patří rozhovorům. Plán pro začátek v 18:00:

1. 18:00 Příchod a uvítací sklenka. Prvních třicet minut bez programu, lidé si odloží kabáty a najdou kolegy.
2. 18:30 Přípitek a poděkování od vedení. Do pěti minut a ve stoje.
3. 18:40 Jídlo a míchání. Jednoduchá hra u stolů, třeba kvíz o firmě v týmech po pěti. Kdo nechce soutěžit, jí.
4. 19:30 Sladká část. Případně ocenění kolegů nebo Secret Santa.
5. 20:00 Volná zábava. Káva, hudba, povídání.
6. 21:00 Konec pevného plánu. Zbytek večera je volný.

Tři zásady drží program pohromadě:

• Nic není povinné. Soutěž je nabídka, ne nařízení.
• Hudba hraje tiše, aby se dalo mluvit. Playlist si připravte předem, my ho pustíme z kavárenského ozvučení zdarma.
• Určete hostitele, který hlídá čas, vítá hosty a dává signál k přípitku. Nemusí to být šéf.

Rodiny a partneři: ano, nebo ne

Univerzální odpověď neexistuje, ale je dobré znát důsledky obou voleb.

Partneři večer uvolní. Lidé se znají i mimo práci a povídání o projektech ustoupí běžným rozhovorům. Počet hostů se ale rychle zvýší: z dvaceti zaměstnanců může být s partnery třicet lidí i víc, rozpočet roste stejně a komorní prostor je plný. Kolegové bez partnera se mohou cítit mimo.

Co doporučujeme:

• Rozhodněte před pozvánkou a napište to jednou větou. Nejasnost vede k tomu, že se půlka týmu ptá a druhá půlka přijde ve dvou.
• Pokud partneři ano, počítejte je do konečného počtu i do kapacity prostoru. U nás by třicet hostů znamenalo večírek s částečným sezením, protože u stolů a na pohovce je pohodlných míst 24.
• Pokud ne, nabídněte rodinám jiný termín, třeba odpoledne.

Časový plán příprav

Pokud je do večírku méně než měsíc, zkraťte intervaly, ale pořadí zůstává.

• 4 až 6 týdnů předem: termín hlavní a záložní, rozpočet na osobu, poptávka ve dvou až třech podnicích. Jakmile nabídka sedí, rezervujte, oblíbené termíny mizí první.
• 3 týdny předem: záloha (u nás 30 % se splatností 7 dní), pozvánka s termínem odpovědi, dotaz na diety a alergie.
• 2 týdny předem: hrubý program, hostitel večera, případně Secret Santa nebo malé dárky.
• 1 týden předem: konečný počet potvrzený podniku a připomínka kolegům s adresou a časem. U nás se počet potvrzuje 5 pracovních dnů před akcí a pokles do 10 % se nedoplácí, tedy u dvaceti lidí dva hosté.
• Den před a v den akce: kontrola rezervace, playlistu a dárků. Hostitel je na místě o půl hodiny dřív a domluví s obsluhou čas přípitku.

Jak to funguje u nás

Wild Cafe je na Vinohradech, Záhřebská 634/13. Tramvaj zastavuje před dveřmi a od náměstí Míru jsou to tři minuty pěšky. Firemní akce začínají ve všední dny od 17:00, kdy se kavárna pro veřejnost zavře, o víkendu od 16:00. Konec je standardně ve 23:00 (prodloužení do 24:00 po dohodě a za poplatek) a po 22:00 hudbu ztlumíme, protože jsme v obytném domě.

Poptávku pošlete přes formulář na stránce firemní večírek ve Wild Cafe, zavolejte na +420 731 729 572 nebo napište na ahoj@wildcafe.cz. Uveďte počet osob, hlavní a záložní termín, zda přijdou partneři a kolik lidí potřebuje veganskou nebo bezlepkovou variantu. Odpovíme do 24 hodin, termín držíme 5 pracovních dnů a závazný je po zaplacení zálohy 30 %. Prosincové pátky bývají pryč první, takže se ozvěte ideálně do poloviny listopadu.