Blog · Firemní kultura a HR

Firemní večírek s klienty: jak ho pojmout v agentuře

Publikováno 2. 11. 2026 · 7 min čtení

Klienti se na vánoční pozvánku od agentury dívají s dvojím pocitem. Rádi přijdou, ale nechtějí další prezentaci. A hlavně nechtějí stát v rohu se sklenicí, protože nikoho neznají. Firemní večírek s klienty se proto liší od večírku pro vlastní tým. Nejde o to, aby se lidé bavili do půlnoci. Jde o to, aby se za pár hodin snadno potkali.

Tento text je praktický postup pro agenturu, studio nebo poradenskou firmu, která chce klientům na konci roku poděkovat. Projdeme formát večera, pozvánku, usazení, časový plán, daně u pohoštění a dárky. Hodí se i tehdy, když večírek uspořádáte jinde než u nás. Daňové poradenství to ale není, u sporných věcí se zeptejte své účetní.

Klientský a interní večírek: oddělit, nebo spojit

Nejdřív si ujasněte, pro koho večer je. Vlastní tým se chce uvolnit, hrát hry a mluvit o čemkoli. Klient přichází po práci, často z druhého konce města, a většinou zůstane hodinu a půl až dvě.

Máte tři možnosti.

1. Dva samostatné večery. Klienti jeden den, tým jiný. Je to přehledné řešení, hlavně když je klientů i kolegů přes dvacet.
2. Jeden večer ve dvou částech. Klienti přijdou na první dvě až tři hodiny, pak odejdou a tým zůstane. Konec klientské části napište do pozvánky.
3. Smíšený večer. Klienti a tým jsou spolu po celou dobu. Má smysl u menších skupin, kde se lidé znají z projektů. Počítejte s jedním člověkem z týmu na dva až tři klienty, jinak se z hostů stane publikum.

Prostor rozhoduje víc, než se zdá. Velký sál nebo restaurace s cizími hosty u vedlejších stolů působí jako konference. Malá místnost působí jako pozvání. Pro 8–40 lidí proto dává smysl firemní večírek v komorní kavárně: celá kavárna nebo její vyhrazená část patří jen vám a nikdo cizí neposlouchá, o čem se bavíte s klientem.

Pozvánka pro klienty: timing a tón

Timing. Klientům chodí vánoční pozvánky od několika dodavatelů a kalendáře se v prosinci rychle plní. Pošlete proto předběžný termín tři až čtyři týdny předem a pozvánku s podrobnostmi nejpozději dva týdny před akcí. Vyberte úterý až čtvrtek, pátky se na vánoční akce zabírají jako první. Začátek v 17:30 nebo v 18:00 funguje dobře, lidé stihnou dopsat poslední e-mail a nemusí se vracet domů a zase ven. Napište i konec. Klient, který ví, že večer končí ve 20:00, přijde v klidu.

Tón. Pozvánka má znít jako zpráva od člověka, který klienta zná, ne jako hromadný e-mail z obecné adresy. Pošlete ji z e-mailu konkrétního kolegy, oslovte klienta jménem a jednou větou napište, za co děkujete. Bez dress code a bez slova „networking“.

Co má pozvánka obsahovat:

1. Datum, začátek a konec večera.
2. Adresu a jednu větu o tom, jak se tam dostat městskou dopravou.
3. Informaci, že nebudou prezentace ani proslovy.
4. Termín potvrzení účasti, nastavený o týden dřív, než musíte potvrdit konečný počet osob. U nás je to 5 pracovních dnů před akcí.
5. Otázku na dietu nebo alergii. Vegan a bezlepkové varianty se u nás hlásí 5 dní předem.
6. Jméno kolegy, na kterého se klient může obrátit.

Stačí tři věty: „Rádi bychom vám poděkovali za letošní spolupráci. Ve čtvrtek [datum] od 17:30 do 20:00 se sejdeme v kavárně na Vinohradech. Bez prezentací, jen drink, něco k jídlu a čas na povídání.“

Networking bez agendy: usazení a welcome drink

Firemní večírek s klienty nepotřebuje program. Rozhovor vznikne, když mají hosté kde stát a co držet v ruce. Hodí se proto volné uspořádání: několik stolů, pohovka, bar. Část hostů si sedne, část obchází a lidé se přirozeně přeskupují. Dlouhý stůl zavře každého do rozhovoru se dvěma sousedy.

Ve Wild Cafe je jedna hlavní místnost, kde se všichni vidí a slyší. Pohodlně se tu vejde 24 lidí u stolů, při stojícím večírku s částečným sezením zhruba 40.

Pár pravidel, která fungují bez ohledu na místo:

• Hostitelé. Každý z týmu má roli: uvítat, představit, předat dál. Domluvte předem, kdo koho má na starosti, a dejte kolegům jednu větu o každém klientovi. Představení dvou klientů, kteří se neznají, ale řeší podobné téma, zabere dvě věty a hosté si ho zapamatují.
• Jmenovky. Jméno a firma, čitelně.
• Proslov. Jeden, po prvním drinku, šedesát až devadesát vteřin. Poděkování a přípitek. Žádné slidy a shrnutí roku.
• Welcome drink. Sklenice má být v ruce do dvou minut od příchodu. Prosecco jako výchozí volba, vedle něj stejně pěkná nealko varianta, třeba limonáda nebo nealko spritz. Jak nápoje spočítat, rozebíráme v článku o nápojích na firemní večírek.
• Jídlo na jednu ruku. Prkénka, toasty nakrájené na sousta, mini dezert. Klient s talířem a příborem nemá volnou ruku na podání.
• Káva na konec. Pro ty, kdo řídí, a pro ty, kdo chtějí na rozloučenou ještě pět minut povídání.

Příklad časového plánu na dvě a půl hodiny

Plán počítá se začátkem v 17:30 a délkou, kterou pokrývá balíček Bublinky & prkénka.

• 17:30 až 18:00. Příchod, sklenice do ruky, jmenovky.
• 18:00. Přípitek a poděkování, nejvýš devadesát vteřin.
• 18:00 až 19:30. Prkénka, toasty a pití bez programu. Hostitelé představují klienty, kteří se neznají.
• 19:30. Mini dezert a káva.
• 19:45 až 20:00. Dárek u dveří, krátké poděkování, konec.

Daňový pohled na pohoštění obchodních partnerů

Pohoštění klientů je podle zákona o daních z příjmů reprezentace. Reprezentace není daňově uznatelný náklad, a to včetně prosecca, prkének a dezertů. Jestli firma může uplatnit odpočet DPH, posoudí účetní podle konkrétního případu, automaticky s ním počítat nelze. Do rozpočtu proto dávejte plnou částku včetně DPH.

Firemní večírek s klienty má oproti zaměstnaneckému jednu výhodu: u hostů z jiných firem neřešíte, jestli jim vzniká zdanitelný příjem jako zaměstnancům. U smíšeného večera, kde jsou klienti i vaši lidé, se ale vyplatí zeptat se účetní před objednávkou, ne po ní.

Praktický postup:

1. Uložte seznam hostů (jméno, firma) a krátkou poznámku, k čemu akce byla. Například poděkování za spolupráci.
2. Požádejte o fakturu s rozpisem: pohoštění, pronájem nebo doplatek do minimální útraty, služby navíc, dárky zvlášť.
3. Zkontrolujte, že objednávka i faktura mají správné IČO a DIČ vaší firmy.
4. Ověřte u účetní, jak zařadí smíšenou akci.

Širší přehled, co firma u večírku uplatní a co ne, najdete v článku o vánočním večírku a daních.

Dárky pro klienty a jejich limity

Daňový limit. Reklamní předmět je věc označená obchodní firmou, ochrannou známkou nebo názvem produktu či služby, s cenou do 500 Kč za kus. Firma ho může uplatnit jako náklad na reklamu: hrnek s logem, zápisník, balení kávy s vaší etiketou. Dárek nad 500 Kč nebo bez označení je z daňového pohledu běžný dar a řídí se pravidly pro reprezentaci, tedy daňovým nákladem zpravidla není. U alkoholu platí zvláštní pravidla, víno proto nechte posoudit účetní.

Limit příjemce. Řada firem, zejména větších, má interní pravidla pro přijímání darů a u klientů z veřejného sektoru bývají přísnější. Dárek, který je pro vás gesto, může být pro příjemce problém. Volte věci nízké hodnoty a spotřební: káva, sušenky, svíčka, krabička cukroví. Dejte všem klientům totéž, ne podle velikosti zakázky. Když si nejste jistí, zeptejte se příjemce předem.

Dárek předejte při odchodu, ne při příchodu, ať ho nikdo nenosí celý večer. Přidejte krátký vzkaz psaný rukou. U nás jde k večírku přiobjednat krabičku cukroví domů za 110 Kč na osobu nebo dárek pro hosty (výběrová káva, sušenky nebo svíčka) za 150–350 Kč na osobu. Na faktuře ať jsou dárky zvlášť, odděleně od pohoštění na místě.

Klientský aperitiv: jak to funguje u nás

Wild Cafe je komorní kavárna pro 8–40 lidí na Vinohradech, tři minuty pěšky od náměstí Míru, s tramvají před dveřmi. Firemní akce začínají ve všední dny od 17:00, kdy kavárnu zavřeme pro veřejnost.

Na klientský aperitiv se hodí balíček Bublinky & prkénka: 490 Kč na osobu včetně DPH, od 8 lidí. Obsahuje sklenku prosecca na uvítanou, další nápoj podle výběru, prkénka na stůl, toasty na sousta a mini dezert. Vyhrazenou část kavárny máte na 2,5 hodiny a nikdo nemusí sedět. Veganské a bezlepkové varianty jsou v ceně, stačí je nahlásit 5 dní předem.

Chcete-li pití na tři hodiny bez počítání, je tu balíček Večírek za 890 Kč na osobu, od 12 lidí. Do 20 osob dostanete vyhrazenou část kavárny bez minimální útraty, celou kavárnu jen pro sebe při minimální útratě 20 000 Kč (pondělí až čtvrtek, neděle) nebo 30 000 Kč (pátek, sobota), vše včetně DPH.

Prosincové pátky bývají pryč první, ozvěte se ideálně do poloviny listopadu. Pošlete poptávku přes stránku firemní večírek ve Wild Cafe s termínem a počtem lidí a odpovíme do 24 hodin. Termín držíme 5 pracovních dnů a závazný je po zaplacení zálohy 30 %.