Blog · Organizace a rozpočet

Jak zorganizovat firemní večírek: checklist krok za krokem

Publikováno 2. 11. 2026 · 7 min čtení

Organizace večírku obvykle padne na někoho, kdo to dělá poprvé a k tomu má svoji běžnou práci. Dobrá zpráva: u týmu do čtyřiceti lidí nejde o velkou produkci. Jde o sedm rozhodnutí, která stačí udělat ve správném pořadí. Tento návod, jak zorganizovat firemní večírek, vás provede od prvního čísla v rozpočtu po fakturu.

Kdo začne výběrem místa a teprve potom zjišťuje počet lidí a rozpočet, obvykle vybírá dvakrát, proto checklist začíná u čísel. Počítá s akcemi pro 8–40 lidí a uvádí konkrétní čísla z Wild Cafe, abyste měli s čím srovnávat.

Krok 1: Cíl, počet lidí a rozpočet

Nejdřív si odpovězte na jednu otázku: co má večírek udělat? Poděkovat za rok, propojit lidi z různých týmů, nebo strávit společný večer bez schůzek? Odpověď určí formát. Na poděkování stačí přípitek po práci, na seznamování týmů je lepší delší večer.

Počet lidí odhadněte realisticky. Z pozvaných nepřijdou všichni, ale počítejte s horní hranicí, podle ní se vybírá prostor. Teprve potom řešte rozpočet. Nejjednodušší je částka na osobu včetně pití, protože se dá vynásobit a dopředu schválit. Večerní balíčky ve Wild Cafe stojí na osobu s DPH:

• 490 Kč, Bublinky & prkénka: přípitek po práci pro 8–20 lidí
• 890 Kč, Večírek: jídlo průběžně a pití na tři hodiny, od 12 lidí
• 1290 Kč, All-in: koktejly, pití na čtyři hodiny a cukroví domů, od 15 lidí

Rozpočet rozdělte na tři položky: jídlo a pití, prostor (nájem nebo minimální útrata) a doplňky (DJ, fotograf, dárky). Ptejte se vždy na cenu včetně DPH a na servisní přirážku. U nás se servisní přirážka neúčtuje a spropitné je dobrovolné.

Celou kavárnu jen pro sebe můžete mít i bez balíčku, při minimální útratě 20 000 Kč (pondělí až čtvrtek, neděle) nebo 30 000 Kč (pátek, sobota) včetně DPH. Do 20 osob máte vyhrazenou část kavárny bez minimální útraty.

Krok 2: Termín a záložní termín

Vyberte dva termíny, hlavní a záložní. Pokud podnik první termín nemá, nemusíte znovu svolávat anketu v týmu. Kolize s besídkami, uzávěrkami a dovolenými odhalí krátká anketa se dvěma nebo třemi daty.

Prosincové pátky bývají pryč první, proto si vedle nich připravte variantu s jiným dnem v týdnu. U vánočního večírku se podniku ozvěte ideálně do poloviny listopadu. Naše sezóna firemních večírků běží od 10. listopadu do 22. prosince 2026. Které dny mizí první, popisujeme v článku o tom, kdy rezervovat vánoční večírek.

Hlídejte také čas. Firemní akce ve Wild Cafe začíná ve všední den od 17:00, kdy se kavárna zavře pro veřejnost, o víkendu od 16:00. Standardně končíme ve 23:00, prodloužení do 24:00 je po dohodě za 2 000 Kč za hodinu. Jsme v obytném domě, takže po 22:00 hudbu ztlumíme.

Krok 3: Výběr místa a poptávka

Místo vybírejte až teď, protože bez počtu lidí a rozpočtu se vybírá naslepo. Pro 8–40 lidí máte tři typy: salonek v hotelu nebo velké restauraci, catering do kanceláře, nebo menší podnik, který zavřete jen pro sebe. Salonek bývá dimenzovaný na větší skupiny, takže v něm patnáct lidí působí ztraceně. Kancelář ušetří za prostor, ale lidé vlastně neodešli z práce a po večírku se uklízí. Menší podnik má jednu místnost, kde se všichni vidí a slyší, a u vedlejšího stolu nesedí cizí lidé. Do Wild Cafe se pohodlně vejde 24 lidí u stolů a na pohovce, při stojícím večírku s částečným sezením zhruba 40. Nad 40 osob doporučíme dva večery nebo jiný formát.

Poptávku napište najednou, ať podnik odpoví jednou nabídkou, ne pěti doplňujícími dotazy. Patří do ní:

• firma a kontakt na jednu osobu, která rozhoduje
• hlavní a záložní termín, čas začátku a konce
• počet lidí (odhad a horní hranice)
• formát: přípitek po práci, večírek s jídlem, nebo celý večer
• rozpočet na osobu nebo celkem, včetně DPH
• zda chcete prostor jen pro sebe
• dietní omezení a doplňky (hudba, DJ, fotograf, dárky, vlastní dort)

Ve Wild Cafe odpovídáme na poptávku z formuláře pro firemní večírek do 24 hodin. Termín držíme 5 pracovních dnů od zaslání nabídky a závazný je po zaplacení zálohy 30 %. Poptat můžete i telefonem na +420 731 729 572 nebo e-mailem na ahoj@wildcafe.cz. Než zálohu zaplatíte, projděte si otázky, které podniku položit před rezervací: minimální útrata, storno, do kdy hraje hudba.

Krok 4: Jídlo, pití a dietní omezení

Na večírku se nejí jako na večeři. Lidé stojí, přecházejí a mluví. Proto fungují prkénka, toasty nakrájené na sousta, polévka v hrnečku a dezerty. U nás to znamená prosciutto, sýry, hummus a olivy na prkénkách, toasty, polévku v hrnečku a sladký stůl s brownies, cheesecakem a lívanečky.

Pití řešte předem jedním ze dvou způsobů: nápoje bez počítání na pevný čas, obvykle tři až čtyři hodiny, nebo účtování podle skutečné spotřeby. První způsob chrání rozpočet, druhý se hodí u krátkého přípitku. Ptejte se, co je v ceně, zejména u koktejlů. V našem pití na tři hodiny je prosecco, víno, domácí limonády, káva, čaj, matcha a chai. Koktejly jsou součástí balíčku All-in.

Dietní omezení zjistěte už s pozvánkou. Veganská a bezlepková varianta je u nás v ceně balíčku. Hummus, zeleninové toasty, chia bowl i bezlepkový chléb totiž máme běžně. Diety včetně bezlaktózové nahlaste s konečným počtem osob. Kdo řídí, ocení nealko variantu (u nás je o 80 Kč na osobu levnější) a dobrou kávu na konci večera. Vlastní dort nebo cukroví je u nás zdarma, za vlastní víno nebo sekt je korkovné 150 Kč za láhev. Jiné vlastní jídlo přinést nemůžete.

Krok 5: Program a časová osa večera

Večírek pro 8–40 lidí potřebuje tři pevné body a mezi nimi volno: přivítání s přípitkem, krátké slovo vedení (do pěti minut, bez prezentace) a jeden společný moment, třeba losování dárků nebo poděkování konkrétním lidem.

Příklad časové osy pro tříhodinový večírek se začátkem v 18:00:

1. 18:00 příchod, sklenka prosecca, na stolech už je jídlo
2. 18:30 krátké slovo vedení, poděkování
3. 18:45 polévka v hrnečku a zapečené toasty průběžně
4. 19:45 společný bod: dárky, kvíz nebo Secret Santa
5. 20:30 dezerty, káva, volná zábava
6. 21:00 konec programu

Vlastní playlist pustíme z našeho ozvučení zdarma. DJ na čtyři hodiny s vlastní technikou stojí 8 000 až 12 000 Kč, zajistíme ho, nebo si přivedete svého. Určete jednoho člověka, který hlídá čas, a jednoho, který během večera mluví s podnikem.

Krok 6: Pozvánka, RSVP a komunikace

Pozvánku pošlete, jakmile máte potvrzený termín, ideálně aspoň tři týdny předem. Obsahuje datum a čas začátku, adresu a dopravu, formát, do kdy se přihlásit a dotaz na dietní omezení. Ke Wild Cafe v Záhřebské 634/13 se dostanete tramvají, která zastavuje před dveřmi, nebo pěšky z metra A Náměstí Míru asi za pět minut.

RSVP uzavřete alespoň týden před akcí. Podnik od vás potřebuje konečný počet obvykle 5 pracovních dnů předem a podle něj nakupuje. U nás pokles počtu do 10 % neúčtujeme a hosty navíc doúčtujeme ve stejné sazbě. Dva dny před akcí pošlete připomínku s adresou a časem. S podnikem komunikujte přes jeden kontakt na každé straně a vše domluvené telefonem potvrďte e-mailem.

Krok 7: Den D, platba a co udělat po večírku

Den předem potvrďte podniku čas příchodu a případné změny. Přijďte o patnáct minut dřív a zkontrolujte, jak zní playlist.

Platba bývá ve dvou krocích: záloha po potvrzení a doplatek po akci. U nás je záloha 30 % se splatností 7 dní, zbytek fakturujeme po akci se splatností 14 dní, vše s DPH na firmu. Doplatit jde i kartou na místě. Storno podmínky si přečtěte před zaplacením zálohy. U nás zrušíte zdarma do 30 dnů před akcí, 29 až 14 dnů předem záloha propadá, v posledních 14 dnech se účtuje 50 % a v posledních 72 hodinách 100 %. Přesun na jiný volný termín v sezóně je bez poplatku.

Po večírku do dvou dnů poděkujte týmu krátkou zprávou, pošlete fotky a zapište si tři věci, které příště udělat jinak. Zkontrolujte fakturu proti nabídce a konečnému počtu osob.

Jak zorganizovat firemní večírek: checklist na jednu stránku

• Cíl, horní hranice počtu lidí, rozpočet na osobu včetně DPH
• Hlavní a záložní termín
• Poptávka se všemi údaji najednou, záloha
• Pozvánka s RSVP a dotazem na diety
• Program: tři pevné body, kdo hlídá čas
• Konečný počet osob a diety 5 pracovních dnů předem
• Den D: dřívější příchod, telefon na podnik v mobilu
• Po akci: poděkování, kontrola faktury, poznámky na příští rok

Jak to funguje u nás

Wild Cafe je kavárna na Vinohradech, tři minuty od náměstí Míru. Večírky děláme pro 8–40 lidí v jedné místnosti, s jídlem z vlastní kuchyně a jednou cenou na osobu. Balíčky a to, co je v ceně, najdete na stránce firemní večírek ve Wild Cafe. Pošlete poptávku a do 24 hodin vám odpovíme.